Antes de comparar: define el problema que quieres resolver
Una demostración puede impresionar y, aun así, no resolver el trabajo que hoy consume más tiempo. Reúne al comité, administración y conserjería y elige dos o tres resultados prioritarios: ordenar documentos, mejorar avisos, coordinar mantenciones, reducir consultas repetidas o facilitar una transición desde el sistema actual.
Esos resultados serán tu pauta. Cada proveedor debería mostrar cómo los consigue, quién configura el proceso y qué evidencia podrás revisar después de la implementación.
Checklist de 12 criterios para una comparación justa
Pide respuestas por escrito y usa la misma lista con todos los proveedores. Así podrás comparar alcance real y no solo promesas comerciales.
- Necesidad principal: ¿la solución resuelve el problema priorizado o solo agrega más módulos?
- Usuarios y roles: ¿qué puede ver y hacer cada comité, administrador, residente y conserje?
- Implementación: ¿quién configura, carga la información y valida que quedó bien?
- Migración: ¿qué fuentes acepta, cómo trata duplicados y cómo concilia el resultado?
- Adopción: ¿incluye capacitación, material y seguimiento después de salir a producción?
- Soporte: ¿cuál es el horario, canal y tiempo de primera respuesta de cada plan?
- Seguridad: ¿cómo se controlan accesos, respaldos, ambientes y cambios sensibles?
- Privacidad: ¿qué datos se recopilan, para qué, por cuánto tiempo y con qué proveedores?
- Integraciones: ¿están incluidas, dependen de terceros o requieren un proyecto adicional?
- Precio total: ¿incluye activación, IVA, usuarios, unidades, soporte y eventuales comisiones?
- Crecimiento: ¿qué cambia al sumar hogares, comunidades, módulos o usuarios administrativos?
- Salida: ¿puedes exportar tus datos y documentos en un formato utilizable al terminar?
Haz la demostración con tres casos reales
En lugar de recorrer todos los menús, entrega al proveedor tres situaciones habituales. Por ejemplo: publicar un acuerdo con respaldo, asignar una mantención con responsable y encontrar el historial de una unidad. Pide que muestre el flujo completo y qué ve cada rol.
Incluye también un caso incómodo: información incompleta, una persona duplicada o un documento en el formato equivocado. La forma en que una plataforma y su equipo manejan excepciones dice más que el escenario perfecto.
Compara el costo del primer año, no solo la mensualidad
Suma suscripción, implementación, limpieza de datos, capacitación, integraciones, hardware, comisiones y horas internas de tu equipo. Pregunta qué ocurre si superas los límites y cuál será el mecanismo de reajuste.
Un precio visible ayuda a filtrar, pero el valor aparece cuando el alcance, los responsables y los resultados también son visibles. Si una cotización no permite reconstruir el costo del primer año, todavía falta información para decidir.
El siguiente paso: una recomendación según tu comunidad
En Común incluye todos los módulos. Antes de contratar, confirmamos el tamaño, las fuentes de información, las integraciones y los servicios operativos para entregarte una propuesta clara.