Cómo revisar la rendición de cuentas de tu condominio

Cuándo debe rendirse cuenta

La administración debe rendir cuenta documentada y detallada mensualmente al comité, en cada asamblea ordinaria y al término de su gestión. La documentación que respalda la cuenta debe estar disponible al menos veinticuatro horas antes de la reunión en que será revisada.

La cuenta debe incluir ingresos y gastos, remuneraciones y pagos previsionales del personal, saldo de caja, información bancaria y respaldo de seguros, además de otros antecedentes aplicables a la gestión.

Haz una prueba de consistencia, no solo de formato

Una presentación ordenada puede ocultar diferencias. El objetivo es comprobar que los totales conversan entre sí y que cada movimiento relevante tiene respaldo.

• Saldo inicial más ingresos menos egresos debe explicar el saldo final.
• Cartolas, comprobantes y registros deben referirse al mismo período.
• Pagos a proveedores deben vincularse con contrato, orden o aprobación.
• Remuneraciones y cotizaciones deben aparecer pagadas y respaldadas.
• Uso del fondo de reserva debe indicar acuerdo, motivo y saldo restante.

Tres plazos que conviene conocer

El reglamento establece un plazo máximo para entregar la documentación de la rendición cuando la solicitan copropietarios o arrendatarios. La ley también fija un plazo para responder observaciones al balance y otro para contestar solicitudes registradas en el libro de novedades.

• Hasta diez días corridos para proporcionar documentación solicitada de la rendición, según el reglamento.
• Quince días corridos para que la administración responda observaciones al balance.
• Veinte días corridos para responder solicitudes fundadas ingresadas en el libro de novedades.

Convierte cada observación en una respuesta verificable

Formula preguntas concretas: identifica el período, documento, monto y diferencia. Registra la respuesta y el acuerdo del comité o la asamblea. Si falta un respaldo, deja una tarea con responsable y fecha en vez de aprobar la cuenta con una promesa verbal.

El acceso a antecedentes financieros no autoriza a divulgar datos personales sin necesidad. Comparte la información pertinente para revisar la gestión y protege los datos de residentes y trabajadores.